Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO zur Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen unserer Brandschutzplanung

1. Wer ist verantwortlich?

IQ Brandschutz GmbH & Co. KG, Leonhardstraße 5, 89584 Ehingen (Donau), vertreten durch die IQ Brandschutz-Verwaltung GmbH, diese vertreten durch den Geschäftsführer Fabian Queisser. Telefon 07391 7638633, E-Mail info@iq-brandschutz.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da gesetzlich nicht erforderlich.

2. Für wen gelten diese Hinweise?

Für Bauherren, Eigentümer, Architekten, Fachplaner, ausführende Firmen, Behördenvertreter, Prüfsachverständige und sonstige Beteiligte an Bauvorhaben, mit denen wir im Rahmen unserer Brandschutzplanung und -beratung zusammenarbeiten, sowie für Interessenten und Dienstleister.

3. Welche Daten verarbeiten wir und woher stammen sie?

• Kontakt- und Stammdaten: Name, Firma, Funktion, Anschrift, Telefon, E-Mail
• Projektdaten: Projektadresse, Flurstücks- und Eigentümerangaben, Planunterlagen, Baubeschreibungen, Genehmigungsunterlagen, Protokolle, Fotos von Baustellen und Gebäuden
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Angebote, Verträge, Rechnungen, Zahlungsdaten
• Korrespondenz: E-Mails, Schreiben, Gesprächsnotizen

Wir erhalten die Daten in der Regel von Ihnen selbst. Daten von Projektbeteiligten erhalten wir außerdem von unseren Auftraggebern (z. B. Architekt oder Bauherr), von Behörden und anderen Projektbeteiligten oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Websites).

4. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage?

Zweck	Rechtsgrundlage
Anbahnung, Abschluss und Durchführung unserer Aufträge (z. B. Brandschutzkonzepte, Stellungnahmen, Baukontrolle) mit Ihnen als Auftraggeber	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/vorvertragliche Maßnahmen)
Kommunikation mit Ansprechpartnern von Auftraggebern, Architekten, Fachplanern, Behörden und weiteren Projektbeteiligten; Verarbeitung von Daten Dritter in Planunterlagen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Durchführung der Bauvorhaben
Erfüllung gesetzlicher Pflichten (bauordnungsrechtliche Nachweise, handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung)	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Landesbauordnung, § 257 HGB, § 147 AO
Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen, Dokumentation unserer Leistungen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Effiziente Bearbeitung mithilfe digitaler Werkzeuge einschließlich KI-Assistenz (siehe Ziffer 6)	Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO; Einsatz von Auftragsverarbeitern nach Art. 28 DSGVO
Nennung als Referenz mit Namen oder Fotos (sonst nur anonymisiert)	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

5. An wen geben wir Daten weiter?

Soweit für das Bauvorhaben erforderlich an: Bauaufsichtsbehörden, Brandschutzdienststellen/Feuerwehr, Prüfingenieure und Prüfsachverständige, weitere Projektbeteiligte (Bauherr, Architekt, Fachplaner, ausführende Firmen). Außerdem an unseren Steuerberater, Banken und – im Schadensfall – unsere Berufshaftpflichtversicherung und Rechtsberater. Diese Empfänger sind selbst für den Datenschutz verantwortlich.

Daneben setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, die vertraglich nach Art. 28 DSGVO an unsere Weisungen gebunden sind:

• Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin – Microsoft 365 (Cloud-Speicher OneDrive, Office-Anwendungen einschließlich Copilot, Teams); Datenspeicherort Deutschland
• Anthropic Ireland, Limited, Dublin – KI-Assistenz Claude in der Unternehmensversion (siehe Ziffer 6)
• IONOS SE, Montabaur – Website-Hosting und E-Mail-Postfächer
• Buhl Data Service GmbH, Neunkirchen – Software WISO MeinBüro für Angebote und Rechnungen
• sofern eingesetzt: freie Mitarbeiter, die uns bei der Projektbearbeitung unterstützen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind

6. Einsatz von KI-Assistenz

Für einzelne Arbeitsschritte – etwa das Auswerten und Zusammenfassen von Unterlagen oder das Vorbereiten von Textentwürfen – nutzen wir den KI-Assistenten Claude des Anbieters Anthropic sowie Microsoft 365 Copilot, jeweils in der Unternehmensversion. Dabei gilt:

• Wir geben nur die Daten ein, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.
• Ihre Daten werden vom Anbieter nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Alle fachlichen Bewertungen, Entscheidungen und Unterlagen werden von uns geprüft und verantwortet. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
• Wenn Sie für Ihr Projekt keinen Einsatz von KI-Assistenz wünschen, teilen Sie uns das bitte mit – wir berücksichtigen das.

7. Übermittlung in Drittländer

Bei der Nutzung von Microsoft 365 und Claude kann es zu einer Verarbeitung in den USA kommen. Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); unsere Microsoft-365-Daten werden zudem in Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Mit Anthropic (Vertragspartner: Anthropic Ireland, Limited; Verarbeitung durch Anthropic PBC in den USA) sind die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); ergänzend haben wir eine Risikobewertung durchgeführt und zusätzliche Schutzmaßnahmen (u. a. Verschlüsselung, Datenminimierung) getroffen. Eine Kopie der Garantien können Sie bei uns anfordern.

8. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

• Projektakten (Konzepte, Pläne, Stellungnahmen, Korrespondenz): 10 Jahre nach Abschluss unserer Leistung – zur Dokumentation und Abwehr möglicher Haftungsansprüche
• Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre; Geschäftsbriefe: 6 Jahre; jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Anfragen ohne Auftrag: 1 Jahr nach dem letzten Kontakt

Danach werden die Daten gelöscht.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Bitte wenden Sie sich dazu an info@iq-brandschutz.de.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

10. Müssen Sie uns Daten bereitstellen?

Für den Abschluss und die Durchführung eines Auftrags benötigen wir die dafür erforderlichen Daten. Ohne diese Daten können wir den Auftrag nicht oder nicht vollständig ausführen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Stand: Oktober 2026